Envoyer une lettre officielle à une institution publique

Une méthode de contact dite « officielle » consiste à remettre un courrier écrit à la mairie. Non seulement vous gardez une trace écrite de la requête, de la suggestion ou de la demande effectuée, mais vous vous assurez également que votre lettre a été reçue en main propre (si vous l’expédiez en lettre recommandée avec accusé de réception, ce qui est vivement conseillé).

Ce support de communication est souvent employé pour envoyer de la documentation ou de la paperasse administrative liée à une démarche qui l’exige, comme des travaux ou une demande officielle spécifique.

Où dois-je envoyer une lettre à l’Hôtel de Ville qui m’intéresse ?

Chaque mairie possède une adresse postale à laquelle avoir recours pour soumettre un courrier. Attention, vous devez être très précis : écrivez l’adresse en question dans votre lettre en ajoutant le numéro de la rue et, si nécessaire, le service auquel est destinée votre enveloppe.

Comme nous vous l’avons déjà mentionné, il est presque essentiel de choisir un envoi en recommandé avec accusé de réception. Ce service est proposé par La Poste et il consiste à garantir la remise en main propre au destinataire qui doit alors signer un récépissé pour prouver qu’il a bien reçu le courrier en question.

Les avantages et les inconvénients dans le fait de contacter un établissement municipal par voie postale

Le principal inconvénient est que beaucoup de temps sera perdu dans la démarche que nous effectuons et plus précisément dans l’envoi. En effet, les lettres peuvent mettre jusqu’à plusieurs jours ouvrables pour être remises à leurs destinataires. A cela, vous devez ajouter davantage de temps si vous êtes dans l’attente d’une réponse. Il se peut même qu’au moment de la distribution du courrier, nous ne soyons pas à notre domicile et, par conséquent, un avis de passage sera déposé dans la boîte aux lettres pour que nous puissions nous rendre dans le bureau de poste le plus proche de chez nous pour récupérer le courrier tant attendu. De plus, l’envoi d’une enveloppe implique une dépense monétaire qui, bien qu’elle soit très faible pour un envoi classique, sera plus conséquente en cas d’expédition en lettre recommandée avec accusé de réception.

Le principal avantage est que nous avons la garantie que notre courrier à bien été reçu par le personnel communal au cas où il faudrait le prouver. Cette méthode de contact est généralement employée après avoir échangé par téléphone préalablement avec la cité administrative et avoir été tenu informé des papiers qui devaient être envoyés par ce biais.

Où puis-je obtenir l’adresse d’une municipalité ?

L’emplacement des locaux communaux est toujours communiqué sur le site internet officiel de la mairie, même s’il est vrai que ces informations ne sont pas toujours mises à jour. Vous pouvez aussi recourir à des cartes interactives telles que Google Maps pour tenter de localiser la mairie qui vous intéresse. Si vous prenez le temps de la chercher dans notre annuaire, vous serez en mesure d’accéder à sa fiche et ainsi de prendre connaissance de son adresse exacte et actualisée. Si vous avez des questions, vous pouvez faire appel à notre service d’assistance téléphonique afin que nous puissions vous assurer que ces renseignements sont toujours d’actualité. Nous sommes également en mesure de vous faciliter le numéro de téléphone de la municipalité ou vous mettre directement en relation.