Envoyer un courrier électronique à une municipalité
Les Hôtels de Ville ont des comptes de messagerie prêts à recevoir toutes sortes de demandes comme des sollicitations et/ou des suggestions, favorisant ainsi l’envoi de mails. En effet, elles disposent généralement de plusieurs comptes de messagerie, selon le type de gestion qu’elles souhaitent effectuer.
Étant un organisme dépendant de l’État, les comptes de messagerie des municipalités sont donc cryptés, au moyen d’une sécurité SSL qui garantit la sécurité tant sur l’envoi que sur la réception.
Atouts et inconvénients de contacter une mairie par courriel
Le principal avantage est que chaque échange est enregistré par écrit, en plus du fait qu’à la réception de la réponse de la part du conseil municipal, la réponse peut être lue, relue attentivement et autant de fois que souhaité.
En revanche, les inconvénients les plus fréquents sont que ; si une interrogation reste à poser ou si la réponse soulève de nouvelles questions, un nouveau mail doit être envoyé. Et si parfois l’Administration publique concernée a tendance à réagir rapidement, cela peut parfois prendre plusieurs jours.
Clairement, l’email de « conversation » est plus impersonnel et demande plus de temps entre chaque question et réponse reçue. Normalement, la municipalité est généralement contactée par téléphone en premier, pour faire une consultation vocale. Après avoir décidé de la solution ou de la méthode avec laquelle agir, l’e-mail est envoyé au cas où vous voudriez laisser une trace écrite, en second recours.
À plusieurs reprises, l’envoi d’un courriel à l’Administration municipale est obligatoire, si jamais vous vouliez obtenir des permis de construire, faire un suivi de dossier administratif ou pour toute autre demande en lien avec la localité.
Quand utiliser le contact par e-mail ?
En règle générale, presque toutes les formalités ainsi que l’envoi de documentation passent par ce moyen de communication. Cependant de nos jours, toute procédure ou démarche s’effectue aussi par le biais du portail électronique de l’Hôtel de Ville. En plus d’apporter une praticité commentaire, l’usager devra attester de son identité pour encore plus de sécurité.
Auparavant, presque tous les documents envoyés devaient faire mention du le service en charge de la réponse. Mais à l’heure actuelle, de plus en plus d’établissements officiels (dont les municipalités) ajoutent un portail électronique, pour permettre que ladite présentation se fasse de façon automatique.
La recommandation qui est toujours donnée est que vous contactiez d’abord la mairie en question par téléphone, afin de vous informer sur les types de documentation à présenter. Cela peut concerner éventuellement des photocopies, des certificats spécifiques ou autres, afin de savoir exactement quoi soumettre. Dès que c’est fait, il est possible de constituer son dossier plus facilement, avant de procéder à l’expédition.
Comment trouver l’email d’une mairie ?
Vous pouvez accéder au site officiel de l’Hôtel de Ville et effectuer une recherche, en vous aidant de l’en-tête, de pied de page ou alors, via la rubrique « Contact ». Cependant il est parfois possible que cette information n’apparaisse pas aussi facilement. En effet, un formulaire de contact peut faire le lien. Après l’avoir rempli, votre sollicitation sera reçue et prise en charge sur un compte central où les intervenants se chargeront de le transmettre au service approprié.
C’est pour cette raison que ce type de communication, peut éventuellement faire tarder un peu plus la réponse attendue.
Une autre façon de vous simplifier la démarche est de rechercher au sein de notre annuaire, la municipalité que vous souhaitez contacter. Nous vous mettrons à disposition toutes les informations de l’administration concernée. De plus, vous aurez accès à notre service d’assistance téléphonique, avec lequel nous vous donnerons non seulement les coordonnées de l’Administration municipale dont vous avez besoin, mais nous vous mettrons également en relation avec elle.